Assistant Bureau - Paris - H/F

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. Responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent ou à l’adresse prévue à cet effet

SOIGNER - INNOVER – ENSEMBLE  : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 10 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2021, nous avons développé plus de 60 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L'ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres. 

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Soudan, Mauritanie, Éthiopie, Haïti

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, Protection transversale, santé mentale, ...

CONTEXTE

Le bureau ALIMA de Paris

Le siège opérationnel d'ALIMA est basé à Dakar, au Sénégal, où sont regroupées les équipes de support aux missions. Le bureau de Paris accueille principalement les activités de développement, de collecte de fonds et de représentation institutionnelle d'ALIMA, notamment auprès des donateurs français.

Il assure également certaines fonctions administratives et logistiques en appui à l'ensemble de l'organisation : suivi des obligations administratives d'ALIMA en France, appui aux équipes du siège et des missions lors de leurs passages à Paris, achats et envois réalisés depuis la France.

Dans ce cadre, ALIMA recrute un.e Assistant.e du bureau de Paris à temps partiel (60 %), afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau et d'appuyer les équipes dans leurs démarches administratives, logistiques et de collecte de fonds.

LIEU DU POSTE : Bureau de Paris, France

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 1 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste n'aura pas de contact avec des enfants ou des adultes vulnérables, ni accès à des données à caractère personnel les concernant. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ne sera pas requise pour ce poste. Si le contenu du poste venait à évoluer, le niveau de protection serait réévalué.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

• Responsable Hiérarchique : Directrice du Développement (basée à Paris)
• Responsable Fonctionnel : Directrice du Développement (basée à Paris)

MISSION PRINCIPALE

Sous la supervision de la Directrice du Développement, l'Assistant.e du bureau de Paris contribue au bon fonctionnement administratif, logistique et matériel du bureau d'ALIMA à Paris.

Il.elle assure le suivi des activités administratives courantes du bureau et des obligations administratives d'ALIMA en France, et apporte un appui aux équipes de l'organisation dans leurs démarches et besoins logistiques en France.

Il.elle participe également au soutien administratif des activités de développement, de collecte de fonds et de représentation institutionnelle.

En relation régulière avec les équipes de Paris et du siège opérationnel de Dakar, il.elle facilite la circulation de l'information et le traitement des demandes, dans le respect des procédures internes et des priorités définies.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Administration et fonctionnement du bureau de Paris

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du bureau.
• Gérer le courrier et les documents administratifs : réception, numérisation, classement, transmission et envoi, y compris des documents nécessitant un envoi ou une présentation en original.
• Veiller au bon fonctionnement des services généraux du bureau : locaux, charges, salles de réunion, téléphonie, internet et autres services courants.
• Gérer les fournitures, consommables, stocks et petits achats nécessaires au fonctionnement du bureau.
• Assurer le suivi de la relation avec les fournisseurs et prestataires, et contribuer au traitement des problèmes courants.
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs du bureau.

2. Suivi des obligations et démarches administratives en France

• Effectuer les formalités et assurer le suivi des obligations administratives nécessaires au fonctionnement d'ALIMA en France.
• Assurer une veille sur les démarches et formalités applicables, notamment auprès des services publics et registres officiels.
• En lien avec la Direction administrative et financière, préparer, transmettre et suivre jusqu'à leur aboutissement les démarches et documents auprès des administrations, banques, services fiscaux et autres organismes français.
• Faciliter les démarches auprès des ambassades et administrations étrangères, notamment pour les besoins de visas et d'enregistrement.

3. Appui financier, logistique et aux déplacements

• Tenir la caisse du bureau de Paris et assurer le suivi des dépenses effectuées par carte bancaire, des prélèvements et des dépenses courantes du bureau.
• Collecter, organiser et transmettre les pièces justificatives comptables à l'équipe Finance de Dakar.
• Apporter un appui administratif et logistique aux salariés du siège et des missions lors de leurs déplacements ou passages à Paris.
• Assurer la réception, la préparation et l'acheminement des colis et documents à destination de Dakar ou des missions.
• Participer à la mise en place et au suivi des contrats cadres de fournitures et de services du bureau de Paris.
• Contribuer à l'optimisation et à la sécurisation des achats réalisés en France pour Dakar et les missions, en lien avec les équipes Logistique.

4. Appui aux activités institutionnelles, de développement et de collecte de fonds

• Assurer l'organisation administrative et logistique des réunions et événements organisés en France, y compris les réunions du Conseil d'administration : réservation de salles, restauration, transports, matériel et autres aspects pratiques.
• Participer à la gestion administrative des outils de collecte de fonds à destination des donateurs français.
• Contribuer à la saisie et au suivi des dons, à la gestion des reçus fiscaux ainsi qu'aux opérations de routage et de traitement des envois.
• Participer au suivi administratif de la relation donateurs : traitement des demandes, mise à jour des informations dans le CRM et transmission aux interlocuteurs concernés.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel à la préparation et au déroulement des campagnes et événements de collecte de fonds.

5. Coordination et circulation de l'information

• Faciliter la circulation des informations et la coordination administrative entre les équipes de Paris, le siège de Dakar et les interlocuteurs externes.
• Travailler en lien avec les équipes Développement et Collecte de fonds, les équipes Finance, Logistique et RH du siège, ainsi qu'avec les autres services d'ALIMA selon leurs besoins en France.
• Rendre compte régulièrement de l'avancement des activités et des difficultés rencontrées à la Directrice du Développement.