RESPONSABLE APPROVISIONNEMENT MISSION - Haiti - H/F

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

• Le patient et la patiente d’abord
• Révolutionner la médecine humanitaire
• Responsabilité et liberté
• Améliorer la qualité de nos actions
• Faire confiance
• L’intelligence collective
• La responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent.

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a touché plus de 18 millions de bénéficiaires dans 15 pays, principalement en Afrique. En 2024, nous avons développé 59 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers les structures de santé (dont hôpitaux et centres de santé). Notre action découle d’une adaptation constante aux réalités du terrain et aux progrès de la médecine. En 2024, ALIMA a atteint 5,9 millions de bénéficiaires. Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients et patientes bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. 

L'ÉQUIPE ALIMA : plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, INRB, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Ethiopie, Haïti, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Sénégal, Mauritanie et Soudan.

ALIMA à Haïti

ALIMA intervient en Haïti depuis février 2024. ALIMA est présent en Zone Métropolitaine de Port au Prince. Elle déploie des cliniques mobiles  au niveau des sites de déplacés des communes de Port au Prince et Delmas ainsi qu'auprès de la population des communes de Cité Soleil et Croix des Bouquets. Dans le cadre des cliniques mobiles, ALIMA propose un package de soins de santé primaire avec notamment la prise en charge des femmes enceintes/allaitantes ainsi que des enfants. Au sein de la commune de Cité Soleil, ALIMA soutient des structures de santé afin de permettre la sédentarisation progressive des activités médicales. En parallèle, ALIMA assure une prise en charge de la malnutrition. 

Dans le Sud-Est d’Haïti, ALIMA intervient pour répondre aux urgences sanitaires tout en renforçant durablement les capacités du système de santé local en étroite collaboration avec le ministère de la Santé et de la Population (MSPP) ainsi que le Département Sanitaire du Sud-Est (DSSE). L’intervention de l’ONG cible spécifiquement les femmes enceintes et allaitantes, les enfants de moins de cinq ans, les déplacés internes et déportés, ainsi que les communautés isolées et vulnérables. 

LIEU DE MISSION : Port-au-Prince (Haïti) avec déplacement réguliers sur les projets 

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice logistique de la mission (responsable hiérarchique) et au Responsable approvisionnement du siège (responsable fonctionnel)

Supervise et encadre (Coaching ,Mentorat ) éventuellement un assistant, un acheteur

Collabore avec les équipes logistiques, financières ,opérationnelles et le service médical (pharmacie, biomedical)  avec un support sur les bonnes pratiques de procédures d’approvisionnement et d’achats 

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Le.la responsable approvisionnement supervise et coordonne  la chaîne d’approvisionnement de la mission dans son ensemble et veille à une chaîne d’approvisionnement efficiente et efficace conformément aux politiques et normes d’ALIMA. Le / la Responsable Approvisionnements est chargé (e) de garantir et assurer  la disponibilité continue des biens, équipements et consommables nécessaires à la mise en œuvre des activités médicales et de support de la mission. Il/ elle supervise et coordonne l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, depuis la planification des besoins avec les programmes  jusqu'à la réception finale des marchandises aux demandeurs et à la conformité de la qualité , dans le respect des procédures internes, des exigences des bailleurs et des standards de qualité. Il/ elle contribue au développement de la stratégie logistique de la mission et apporte un accompagnement technique aux équipes approvisonnements des bases.

1. Lien avec les autorités et les fournisseurs

Gestion des activités Import/Export

• Se charge du suivi et de la mise à jour des informations concernant les réglementations nationales et internationales (importations et d’exportations)
• Participe et coordonne les démarches relatives à l’obtention de la franchise d’importation auprès des différents Ministères (MPCE,Ministère des Finances , Ministère de la santé ) ainsi qu’à la rédaction de la procédure de dédouanement annuelle et veille à sa mise à jour régulièrement.
• Participe aux actions liés aux partenaires en lien avec le MPCE 
• Assure le suivi de la documentation et à l’obtention des exonérations des missions pour chaque importation selon le plan d’importation lié à la franchise 
• Archiver toute la documentation liée à la gestion import/export sur la mission

Appui à la mission et relation externe 

• Participation aux réunions du cluster logistique et réunions de coordination du secteur Logistique /IMPACT 
• Connectivité avec les autres partenaires ONGs sur Haïti

Gestion Fournisseurs 

• Assurer un market assessment afin d'Identifier les nouveaux prestataires potentiels selon les types de marché et 
• Renforcer la base fournisseurs/Prestataires
• Former et encadrer les prestataires sur les normes et déontologiques liés à l’approvisionnement et l’achat 
• Veiller à la mutualisation avec les autres ONG et clusters, et à faire des visites de fournisseurs communes

  2. Gestion de la chaîne d'approvisionnement

• Définir et mettre en œuvre la stratégie d’approvisionnement de la mission (Stratégie et plan d’approvisionnement & Stratégie d’achats )
• Appuyer la coordination logistique lors de la session de planification des achats (Plan d’achats) en lien avec les départements logistique, médical, WASH, RH et Finance.
• Assurer le suivi et traitement des demandes d'achats, des appels d'offres et des contrats cadres dans les délais 
• S’assurer du respect de la qualité des services fournis et des budget Veiller à l'approvisionnement des intrants médicaux et non médicaux dans les délais 
• Appuyer la coordination logistique dans l’optimisation des délais d'approvisionnement et réduction des risques de rupture de stock.

  3. Gestion des approvisionnement (Passation de marchés) et conformité

• S'assurer du respect des politiques d'achats et des seuils de validation.
• Garantir la transparence et la traçabilité des processus d'approvisionnement.
• Participer aux analyses de marché et au développement du panel fournisseurs.
• Veiller au respect des exigences des bailleurs et des audits internes ou externes.
• Mettre en place une solide base de données fournisseurs 

  4. Gestion des risques et sécurité

• Identifier les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.
• Mettre en œuvre des mesures de mitigation pour sécuriser les flux logistiques.
• Veiller à la conformité des opérations avec les règles de sécurité de la mission.

    5. Planification et propositions de projets

• Participe à l’élaboration du plan d’approvisionnement annuel et des plans d’approvisionnement et chronogrammes d’achats spécifiques à toutes les propositions de projet
• Assure la planification des commandes internationales et nationales avec les projets et met en place un chronogramme d’approvisionnement adéquat et approprié selon le contexte.
• Veille à la revue d’avancement des plans d’approvisionnement chaque trimestre ou semestre avec les parties prenantes
• Maîtrise les procédures et exigences  bailleurs en fonction du type d’approvisionnement et s’assure de la bonne application.

     6. Procédures et Contrôle Interne 

• Réalise tous les trimestres des contrôles interne sur les dossiers d'achats des projets 
• Veille à la qualité et la bonne organisation de tout le circuit d’approvisionnement et d'achat de la mission.
• Définit les objectifs de chaque unité (projets) d’approvisionnement selon la stratégie globale d’approvisionnement du pays/mission. 
• Planifie, coordonne et supervise les tâches quotidiennes des unités d’approvisionnement et d’achat sur le plan de la coordination et établit leur niveau de priorité.
• Assure la mise en place et le suivi des outils supply  et des procédures standards de gestion de la chaîne d'approvisionnement et achat dans la mission.
• Garanti, au niveau de la mission, le bon fonctionnement des approvisionnements ainsi que le respect des procédures standard d’ALIMA en matière d’approvisionnement/Achat.
• Vérifie la conformité des dossiers d'achat aux procédures ALIMA et aux exigences bailleurs en terme d'audit/contrôle 
• S’assure que les règles pratiques d’approvisionnement sont connues (briefings) et appliquées par les membres de l’équipe au moment de leur prise de fonction 
• Garantir un bon archivage physique et électronique via le drive de tous les dossiers d’achats 

     7. Liaison coordination / projets 

• Assure le bon déroulement des expéditions jusqu’aux projets : respect des délais, des bonnes conditions de transport du matériel transporté et de la présence des documents adéquats pour le transport : Cargo Manifest, Packing List, Contrat transport, Accusé de Réception.
• Assure de la mise en place de procédures de sécurité en matière de transport, le cas échéant accompagne les corrections.
• Met en place un système approprié de communication avec les projets et s'assure de la circulation vers les autres départements de l’information concernant le statut des commandes et l’état d’avancement du processus de dédouanement.
•  Effectue des visites régulières dans les projets pour s’assurer de la bonne gestion du circuit d’approvisionnement
• Assure la stabilité des activités d’approvisionnement dans le cadre des interventions normales et d’urgence sur les projets concernés.
•  Assure l’approvisionnement international ou national des projets
•  Met en place un système de communication avec les projets pour la collecte des données et organise la bonne circulation de l’information au sein des équipes approvisionnement du pays/mission.
• Etre  l’interface entre la mission et Desk sur les sujets d’approvisionnement

  8. Management et renforcement des capacités

• Encadrer et superviser les équipes approvisionnements de la coordination et des bases.
• Organiser des formations et des sessions de coaching sur les procédures et outils.
• Former les équipes non -supply sur les méthodes liés à l’approvisionnement et l’achat /sur les nouvelles réformes des demandeurs au niveau de la procédure d’approvisionnement/Achat 
• Développer les compétences techniques des collaborateurs et accompagner leur évolution.
• Mettre en place des objectifs clairs ,réalistes et SMART pour ces équipes et s’assurer à leur réalisation 
• Appuyer et faciliter l’atteinte des indicateurs de performance (KPI’s) pour son équipe et en assurer le suivi. 
• Former les équipes et leur apporter un coaching régulier (Staff Coordination et Projets ) 

     9. Reporting et suivi des performances

• Produire les rapports mensuels Supply.
• Analyser les principaux indicateurs : taux de satisfaction des demandes d'achats,  délais moyens d'approvisionnement ;
• Appuie les équipes sur le suivi des niveaux de stock et veille à un approvisionnement empêchant les ruptures ;
• Conformité des dossiers achats ;
• Suivi des contrats fournisseurs;
• Contribuer à la rédaction des propositions de projets et à l'élaboration des budgets logistiques.

10. Mise en oeuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles, corruption et anti fraude 

• Participe aux formations et séances de sensibilisation
• Applique les standards relatifs à la prévention des abus 
• Assure que les membres de son équipe suivent les formations , les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus
• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur
• Organise des formations de sensibilisation des prestataires sur les politiques, anti corruption et anti-fraude 
• Veille à la conformité de tous les prestataires sur l’éthique lors de leur enregistrement