Finance and HR Coordinator - Sudan - M/F

ASSOCIATION ALIMA

L'ESPRIT D'ALIMA : Le but d'ALIMA est de sauver des vies et de fournir des soins aux populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination fondée sur l'identité, la religion ou la politique, à travers des actions basées sur la proximité, l'innovation et l'alliance d'organisations et d'individus. Nous agissons avec humanité et impartialité, conformément à l'éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à agir de manière neutre et indépendante.

Notre CHARTE définit les VALEURS et les PRINCIPES de notre action :

1. Mise en avant du patient
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Placer la confiance
6. Intelligence collective
7. Responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA adopte une approche de tolérance zéro envers ceux qui sont coupables d'actes de violence de genre et sexuelle, ainsi qu'envers l'inaction face à des actes de violence allégués ou prouvés. La protection de ceux qui bénéficient de notre intervention et de ceux qui en sont impactés est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s'engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles y compris la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signalez toute violation des politiques, des documents cadres et des procédures à un supérieur, à un référent

PRENDRE SOIN - INNOVER - ENSEMBLE: Depuis sa création en 2009, ALIMA a traité plus de 13 millions de patients et déploie aujourd'hui ses opérations dans 12 pays africains et a étendu son soutien à l'urgence en Haïti. En 2022, nous avons développé 62 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins des populations touchées par des conflits, des épidémies et l'extrême pauvreté. Tous ces projets sont réalisés en soutien aux autorités nationales à travers près de 511 établissements de santé. Chaque fois que cela est possible, nous travaillons en partenariat avec des ONG locales pour garantir que nos patients bénéficient de la meilleure expertise et de la plus pertinente, où qu'elle se trouve, que ce soit dans leur propre pays ou dans le reste du monde. De plus, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherche opérationnelle et clinique, notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

ÉQUIPE D'ALIMA : plus de 2000 personnes travaillent actuellement pour ALIMA. Les équipes de terrain, les plus proches des patients, reçoivent leur soutien des équipes de coordination généralement basées dans les capitales des pays. Celles-ci reçoivent le soutien des 4 équipes de bureau et de l'équipe d'urgence et d'ouverture basée au siège opérationnel à Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et de New York travaillent activement à collecter des fonds et à représenter ALIMA. Le reste de la galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires travaillant au nom d'autres organisations telles que les ONG médicales BEFEN, ALERT Health, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organisations de recherche PACCI et INSERM, les universités de Bordeaux ou de Copenhague, l'INGO Solidarité Internationale et bien d'autres.

PAYS OÙ NOUS TRAVAILLONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan, Mauritanie, Éthiopie, Haïti.

LE TRAVAIL QUE NOUS FAISONS COUVRE : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue, Fièvre de Lassa), Hospitalisation, Urgences, Violence Basée sur le Genre, Ouverture / Fermeture.

ALIMA AU SUDAN

ALIMA est présente au Soudan depuis 2021 avec des projets dans les États du Kordofan du Sud et de Khartoum, répondant aux besoins urgents en santé et en nutrition des populations touchées par le conflit et la pandémie de COVID-19. En 2022, ALIMA, en coordination avec le Ministère de la Santé (MOH), est intervenue dans deux localités du Kordofan du Sud en soutenant les unités de maternité et de pédiatrie de l'Hôpital d'Enseignement de Kadugli, deux Centres de Santé Primaires (CSP) et des cliniques mobiles, y compris une clinique mobile de réponse rapide pour l'afflux de personnes déplacées internes (PDI) au camp de PDI de la gare routière de Kadugli. ALIMA a également renforcé la capacité de gestion optimale des cas graves de COVID-19 en augmentant l'accès à l'oxygène médical à l'Hôpital d'Enseignement Al Shaab, un hôpital spécialisé de 350 lits désigné comme Centre de Traitement COVID-19 à Khartoum. ALIMA a installé une usine d'oxygène PSA (Pressure Swing Adsorption) fournissant de l'oxygène médical directement au bloc opératoire et aux services généraux. De plus, ALIMA a dispensé une formation au personnel du MOH sur la thérapie à l'oxygène pour une gestion optimale des cas et sur l'entretien préventif et curatif des équipements biomédicaux clés.

Depuis l'escalade du conflit en avril 2023, ALIMA répond aux besoins d'urgence en santé et en nutrition dans le Kordofan du Sud et est en train d'ouvrir un nouveau projet dans le Darfour Nord. ALIMA prévoit d'intensifier la réponse d'urgence face à l'afflux de personnes déplacées internes (PDI) à El Fasher, dans le Darfour Nord, en soutenant les établissements de santé primaire dans les camps de PDI, un Centre de Stabilisation Nutritionnelle et des cliniques mobiles. Dans le Kordofan du Sud, ALIMA continue de soutenir les soins de santé vitaux à l'Hôpital d'Enseignement de Kadugli, 2 CSP et des cliniques mobiles. ALIMA mettra en œuvre des activités nutritionnelles supplémentaires en établissant des programmes thérapeutiques ambulatoires (PTA) pour traiter la malnutrition aiguë sévère dans tous les établissements de santé soutenus en 2023.

Les principales activités à venir consisteront en :

À court terme :

Support aux opérations dans la stratégie RH pour l'ouverture du projet au Darfour Nord ;

Organiser le recrutement pour la mission et mettre en place une structure qui répond aux besoins de la mission et des projets ;

À moyen et long terme

Identifier les besoins en développement RH et soutenir les managers dans la gestion de leurs équipes en mettant en œuvre des outils de performance professionnelle.

Pour FINRHCO, les priorités seront :

Recrutement de personnel national

Développement/mise à jour des règlements internes

Mise en œuvre des outils et politiques RH

Lancement de la révision de la grille salariale

Mise en œuvre des outils et procédures financières

Lieu de la mission : À la coordination avec des déplacements fréquents vers les zones de projet.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le titulaire visitera des programmes et sera en contact avec des enfants et/ou des adultes vulnérables. Par conséquent, une vérification des antécédents criminels ou un certificat de bonne conduite sera requis. Dans les situations où un casier judiciaire ou une référence de caractère n'est pas disponible, une déclaration de bonne conduite sera requise.

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

Il/elle rend compte au Chef de Mission (responsable hiérarchique).

Il/elle se réfère techniquement au Bureau des Finances pour les questions financières et au Bureau des Ressources Humaines pour les questions RH.

Il/elle gère les administrateurs, les superviseurs et les assistants administratifs en coordination et sur le terrain, les responsables comptables et les archivistes.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les coordinateurs (médical, logistique et projets).

MISSION ET PRINCIPALES ACTIVITÉS

Le FINRHCO soutient les coordinateurs de capital et de projet dans toutes les questions liées à la gestion financière, des ressources humaines et administrative de tous les projets qui composent la mission du pays. Il/elle garantit la bonne gestion des fonds et leur transparence en assurant la gestion comptable et financière de la mission dans le cadre de gestion d'ALIMA et conformément à la législation locale.

Gestion budgétaire

• Contribuer à la définition de la stratégie de la mission en développant les budgets de la mission et les amendements budgétaires.
• Consolider et exécuter les budgets, en collaboration avec les coordinateurs (généraux et spécifiques mensuels).
• Élaborer les suivis budgétaires destinés au siège et aux membres de la coordination pays et projet, pour attirer leur attention sur les éventuelles sous- et sur-consommations du budget.
• Produire des rapports financiers pour les donateurs afin qu'ils puissent être validés par le siège dans les délais prévus par les accords de financement.
• Être le point de contact pour nos audits de donateurs au niveau de la mission en collaboration avec le département d'audit interne d'Alima. Préparer la documentation, contrôler son contenu et alerter si nécessaire.

Comptabilité

• Ensure the existence of and compliance with financial and accounting resource management rules in the country
• Supervise and oversee the accounting system to ensure transparency, completeness of financial information, compliance with procedures, and legibility of expenditures.

Cash management

• Pour garantir que le niveau de liquidités nécessaire et suffisant soit toujours disponible pour le bon déroulement des opérations avec un contrôle maximal des risques de sécurité et opérationnels
• Assurer le respect des procédures de gestion des espèces dans le cadre de sa mission
• Veiller à l'archivage des documents comptables de la mission

Gestion générale des ressources

• Mettez en place les éléments nécessaires pour surveiller l'utilisation des ressources matérielles
• Participez à l'élaboration du cadre d'approvisionnement de la mission (plan d'approvisionnement)

Financement institutionnel

• Assurer le respect des engagements pris envers les donateurs institutionnels (réunions régulières, suivi financier mensuel, rapports, recommandations, etc.)
• Respecter les procédures des bailleurs
• Assurer la bonne gestion des ressources humaines de la mission dans le cadre de la gestion administrative d'ALIMA et de la législation locale. À cette fin, agir en tant que représentant d'ALIMA auprès des autorités administratives (Inspection du travail, Avocat, Sécurité sociale, Impôts, etc.)
• Définir, adapter, planifier et superviser la mise en œuvre des politiques de ressources humaines de la mission, en veillant à ce qu'elles soient conformes au contexte, à la législation locale et aux enjeux opérationnels.
• Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des objectifs de la mission, notamment en ce qui concerne les aspects liés à la taille de l'équipe, au profil et à la capacité des ressources humaines requises, ainsi qu'au renforcement des compétences du personnel afin d'atteindre efficacement les objectifs de la mission.
• Être le point de contact et le conseiller pour les questions de ressources humaines auprès des responsables de la mission.

Gestion administrative de la mission, veille juridique

• Assurer la mise à jour des documents juridiques pour le bon fonctionnement d'ALIMA
• En collaboration avec les autres membres de l'équipe de coordination, notamment le HOM, assurer l'enregistrement annuel des baux et des termes des contrats pour les maisons de coordination et les projets
• Assurer le suivi juridique de la mission en créant et en maintenant un réseau d'informations pertinentes, notamment sur la législation du travail et fiscale
• Assurer le respect des lois et règlements au sein de la mission dans ses domaines de responsabilité (droit du travail, législation sociale et fiscale, etc.)
• Contribuer à la définition, validation, mise à jour/révision, et assurer l'application des documents, procédures et politiques de gestion des ressources humaines de la mission (règlement intérieur, contrats de travail, politiques de recrutement...)
• Suivi du personnel bénéficiant de primes ou d'incitations
• Collaborer avec la Commission des affaires humanitaires (HAC) pour assurer le recrutement efficace du personnel local. Cela inclut l'identification des compétences clés requises pour des rôles spécifiques, la réalisation de processus de sélection rigoureux et la création de programmes d'intégration efficaces pour les nouvelles recrues.

Gestion Administrative des Ressources Humaines

        Recrutement

• Soutenir la mise en œuvre de la stratégie RH, en veillant à ce qu'elle soit alignée sur la mission et les objectifs de l'organisation. Cela inclut la supervision du développement et de la mise en œuvre des politiques, procédures et directives RH, ainsi que la fourniture de conseils et de soutien aux managers et au personnel sur les questions liées aux RH.
• Assurer l'application rigoureuse de la politique de recrutement sur toutes les bases et appliquée à tous les postes (de la définition du besoin à l'archivage des dossiers de recrutement)
• Former les Chefs de Projet Administratif (PAM) aux procédures, meilleures pratiques et techniques de recrutement d'ALIMA
• Participer au processus de recrutement des chefs de base (validation RH)
• Participer au processus de recrutement des ETAM sur les bases à la demande du PC et/ou du RAP
• Fournir aux RAP et aux chefs d'équipe des tests de recrutement lorsque cela est requis ou conseillé et demandé
• Fournir aux RAP une induction générale d'ALIMA et de la mission, soutenir la mise à jour de la section projet, et s'assurer que chaque membre du personnel bénéficie de cette induction
• Fournir une induction pour tous les managers de QG ou coordonnés et pour tous les postes de niveau 12 et au-dessus
• S'assurer que chaque nouvel employé recruté sur la base est informé des règlements internes, du code de conduite, de la politique anti-fraude et de la politique de prévention du harcèlement et de la violence sexuelle et basée sur le genre
• Veiller à ce que le processus d'induction soit compris par les parties prenantes et mis en œuvre dans la mission (coordination et base).

        Contrat de travail et suivi

• Assurez-vous que les dossiers du personnel sont complets et maintenus au format électronique sur Sudan Drive.
• Mettez en œuvre des outils de suivi des contrats efficaces et assurez-vous que les RAP les utilisent (suivi des dates de contrat, des congés, etc.)

      Paiement des salaires, des impôts et des cotisations sociales

• Superviser l'utilisation du logiciel de paie et former les RAP sur leurs responsabilités
• Valider les paies chaque mois pour chaque base

      Vie et composition de l'équipe​

• Soutenir l'organisation des réunions mensuelles du personnel
• Participer aux réunions des représentants/coordinateurs du personnel
• Participer à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs de projet, les RAP et les chefs d'équipe

      Gestion opérationnelle des ressources humaines

• Soutenir les coordinateurs de projet et les responsables de département dans la définition de la composition de leurs équipes
• Mettre à jour et partager les organigrammes de mission avec les bases, la coordination et le siège chaque mois
• Participer à l'élaboration des budgets de la mission pour la partie RH (organigramme, salaires, primes...), transport international et loyer.

        Gestion de la qualité du personnel

         Profil de poste - Plan d'objectifs de performance - Revue

• Fournir aux RAP et aux chefs d'équipe des profils de poste standard
• S'assurer que des profils de poste mis à jour sont disponibles pour chaque employé et que chaque employé les a lus et signés, soutenir les RAP et les chefs d'équipe en cas de blocage
• Former les chefs d'équipe à l'utilisation des documents et rapports POP
• Vérifier que les chefs d'équipe fixent des objectifs au début de la période et complètent les évaluations du personnel à la fin de la période
• Analyser les évaluations du personnel d'un point de vue de parcours professionnel

          Formation et renforcement des capacités

• Contribuer à l'identification des besoins en formation pour le personnel de la mission
• Compiler tous les besoins en formation annuellement et développer un plan de formation annuel pour la mission
• Être proactif dans l'identification des sources de financement pour la formation, et dans l'identification des collaborations avec d'autres ONG et organisations de formation dans le pays
• Être responsable de l'organisation des formations ayant lieu dans la coordination ou dans la ville de la coordination
• Proposer et anticiper le détachement de personnel vers d'autres missions ALIMA
• Accompagner le renforcement des capacités de tous les employés en soutien aux chefs d'équipe
• Collecter des données liées à la formation dispensée sur le terrain et proposer une analyse de ces données
• Appliquer des méthodes de suivi et d'évaluation post-formation pour mesurer l'impact
• Assurer le lien avec le Responsable de la Formation au siège

          Gestion spécifique du personnel international

             Administration

• En liaison avec le département administratif à Dakar, assurer le suivi administratif du personnel international : dates d'arrivée et de départ, congés payés, passeports, visas et billets d'avion.
• En collaboration avec le Responsable Admin/HR, assurer le renouvellement des visas des expatriés, la sécurisation des visas et/ou tout autre document légal requis par la police et le Ministère (Accord, Convention avec le Ministère des Administrateurs, Demande d'Autorisation d'Entrée...).
• Surveiller les dates de contrat et les porter à l'attention des responsables hiérarchiques au moins 3 mois à l'avance.
• Assurer la constitution des dossiers des internationaux et fournir les documents nécessaires à ceux qui ne les ont pas (carte ALIMA, ordre de mission, permis de séjour...)

      Recrutement et suivi

• Soutenir le chef de mission et les coordinateurs de projet dans la planification des pauses et fournir un outil de suivi
• En collaboration avec les administrateurs, alerter pour les revues intermédiaires et finales
• Assure la transmission des rapports de fin de mission au référent RH
• Soutenir le chef de mission dans la gestion des ressources humaines du personnel expatrié (gestion des conflits, anticipation des recrutements, rédaction des profils de poste, etc.)

    Gestion et animation d'équipe

• Mettre en place un département des finances et des ressources humaines pour coordonner dans un esprit et une opération qui garantissent des synergies entre les services. Favorise l'échange de bonnes pratiques au sein et entre les départements.
• Définir des profils de poste et des plans d'objectifs de performance pour les membres de l'équipe afin de développer leurs compétences. Participe aux évaluations de son équipe dans une approche de parcours professionnel et participe aux évaluations des responsables administratifs de projet (RAP).
• Rendre possibles les formations et les changements de poste en renforçant leurs compétences et en développant leur autonomie.
• Proposer et anticiper des détachements vers d'autres missions d'ALIMA.
• Identifier les compétences que les membres de l'équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer OU s'assurer que les besoins de l'organisation correspondent aux savoir-faire et aux motivations de ses employés.
• Incarnent et transmettent des valeurs, garantissent le respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l'état d'esprit et des comportements individuels et collectifs attendus.
• Organiser et animer des réunions d'équipe.

    Mise en œuvre de mesures préventives contre l'abus de pouvoir, la violence basée sur le genre et la violence sexuelle, la fraude et le blanchiment d'argent

• Participer à des sessions de formation et de sensibilisation
• Fournir une formation continue à tout le personnel sur la politique anti-fraude
• Appliquer des normes pour la prévention des abus
• S'assurer que les membres de l'équipe assistent aux sessions de formation et de sensibilisation et respectent les règles de prévention des abus
• Contribuer à créer et à maintenir un environnement bienveillant et protecteur