Administrateur.trice RH DESK Basé.e à Dakar/ Sénégal

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient et la patiente d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. La responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent.

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a touché plus de 18 millions de bénéficiaires dans 15 pays, principalement en Afrique. En 2024, nous avons développé 59 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers les structures de santé (dont hôpitaux et centres de santé). Notre action découle d’une adaptation constante aux réalités du terrain et aux progrès de la médecine. En 2024, ALIMA a atteint 5,9 millions de bénéficiaires. Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients et patientes bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. 

L'ÉQUIPE ALIMA : plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, INRB, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Ethiopie, Haïti, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Sénégal, Mauritanie et Soudan.

CONTEXTE 

Dans un contexte d’interventions humanitaires internationales, marqué par des environnements multiculturels et des contraintes opérationnelles fortes, ALIMA déploie du personnel international sur ses missions terrain.

LIEU DU POSTE : Dakar/Sénégal

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

L’administrateur.trice RH DESK rend compte au/à la Référent.e RH Desk 

Cette description des tâches n’est pas exhaustive. L’Administrateur.trice RH Desk pourra être amené.e à exercer d’autres tâches en fonction des besoins opérationnels.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : La ou le titulaire du poste est responsable de l’application de processus RH et pourra être amené.e à faire des visites terrain. Elle. Il pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

MISSION PRINCIPALE

Assurer la fiabilité et la fluidité du parcours administratif et opérationnel des expatriés du Desk, en garantissant la qualité des données RH, le respect des échéances clés et une expérience claire et sécurisée pour les collaborateurs, dans un environnement multiculturel exigeant.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion et sécurisation contractuelle administrative

• Constituer le dossier du personnel expatrié et vérifier leur complétude dès la validation du recrutement en centralisant une liste de documents préétablie; communiquer aux salarié.e.s les informations nécessaires à la création du contrat et à  la souscription  à l’assurance santé 
• Élaborer les contrats de travail, les avenants en conformité avec les éléments validés (postes, conditions, dates) et les faire signer dans les 72 heures avant la date de début du contrat ou avant la fin du contrat en cours, les documents de rupture de contrat à l’amiable etc.  et les faire signer avant la date de rupture de contrat
• Assurer la signature des documents contractuels dans les délais requis (avant prise de fonction ou échéance contractuelle)
• Contrôler la cohérence et la fiabilité des informations contractuelles et administratives
• Assurer une révision fiable des fiches de salaire en fin d’année dans le respect des délais et procédures en collaboration avec sa/son Référent.e RH. 
• Assurer le suivi des preuves de vie (s’assurer que chaque expatrié a transmis sa preuve de vie au début de sa mission)
• Procéder aux formalités liées à la souscription d’assurance santé pour chaque personnel International terrain dès la signature de son contrat et s’assurer que l’expatrié a reçu d’ALLIANZ toutes les informations nécessaires liées à sa prise en charge santé (carte d’assurance etc.)
• Identifier toute incohérence ou anomalie dans le processus de déploiement de l’expatrié et alerter le/le Référent(e) RH dans les meilleurs délais
• Organiser et coordonner les briefings et débriefings des expatriés (au siège ou à distance)
• Tenir informé les Coordinateurs finances/RH, les Chefs de Mission, les Coordinateurs logistiques les assistants RH sur le terrain de l’arrivée des nouveaux expatriés

Organisation et suivi des déploiements et mouvements

• Organiser les départs en mission (visa, transport, hébergement, documents de mission) dans le respect des délais
• Assurer le suivi des mouvements du personnel (prise de poste, renouvellement, fin de mission)
• Préparer et transmettre les  documents nécessaires aux déplacements et à la prise de fonction
• Préparer et faire valider les engagements de dépenses liés aux frais financiers engendrés par les départs en mission  des expatriés et à leur fin de mission
• Anticiper les échéances de déploiement et alerter le/la Référent (e) RH en cas de risque de retard ou de blocage
• Assurer la mise à jour des outils de suivi des mouvements du personnel
• Coordonner avec les acteurs concernés (terrain, logistique, desk) pour garantir la fluidité des déploiements

Coordination des fins de missions et SDTC

• Assurer la préparation des fins de mission en coordination avec les acteurs concernés (terrain, desk, paie) dès qu’elle a l’information du non renouvellement de contrat d’un expatrié
• Vérifier la disponibilité de l’ensemble des éléments nécessaires à l’établissement du solde de tout compte
• Établir et transmettre les documents de fin de contrat dans les délais requis
• S’assurer de la complétude et de la fiabilité des informations transmises à la paie
• Suivre le traitement et le paiement des soldes de tout compte en lien avec la paie
• Identifier les retards, incohérences ou blocages dans le traitement des SDTC des expatriés et alerter le /la  Référent(e) RH
• Assurer la désactivation  ALLIANZ de l’expatrié un mois après sa fin de mission

Fiabilisation des données RH, gestion de l’interface avec le service paie et production des reportings pour le suivi de l’activité. 

• Collecter, centraliser, et vérifier les données RH nécessaires à la paie (contrats, mouvements, etc.)
• Contrôler la complétude, la cohérence et la fiabilité des informations avant leur transmission
• Identifier les écarts ou incohérences et effectuer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés (terrain, desk)
• Assurer une transmission des données dans les délais compatibles avec le calendrier de paie
• Coordonner avec la gestionnaire de paie pour sécuriser la prise en compte des éléments transmis
• Suivre les dossiers jusqu’à leur traitement effectif et gérer les corrections si nécessaire
• Alerter le / la Référent(e) RH en cas de dysfonctionnement ou de risque impactant la paie

Accompagnement et information des expatrié.e.s

• Fournir aux expatrié.e.s une information claire, cohérente et fiable à chaque étape de leur parcours (départ, mission, fin de mission)
• Répondre aux demandes ou orienter efficacement vers les interlocuteurs appropriés
• S’assurer que les informations transmises sont comprises et adaptées à un environnement multiculturel
• Anticiper les besoins d’information et limiter les zones d’incertitude pour les expatriés
• Veiller à ne laisser aucune demande sans réponse, même en cas de dépendance à d’autres services
• Contribuer à une expérience fluide et sécurisante pour les expatriés