Responsable Administration Projet Nord Kivu - H/F- RDC

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

• Le patient et la patiente d’abord
• Révolutionner la médecine humanitaire
• Responsabilité et liberté
• Améliorer la qualité de nos actions
• Faire confiance
• L’intelligence collective
• La responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent.

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a touché plus de 18 millions de bénéficiaires dans 15 pays, principalement en Afrique. En 2024, nous avons développé 59 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers les structures de santé (dont hôpitaux et centres de santé). Notre action découle d’une adaptation constante aux réalités du terrain et aux progrès de la médecine. En 2024, ALIMA a atteint 5,9 millions de bénéficiaires. Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients et patientes bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. 

L'ÉQUIPE ALIMA : plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, INRB, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Ethiopie, Haïti, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Sénégal, Mauritanie et Soudan.

ALIMA à Kasai 

ALIMA dispose d’une présence opérationnelle en Ituri depuis 2022, notamment dans les Zones de Santé de Bunia et de Rwampara, et bénéficie d’une bonne connaissance du contexte et des acteurs sanitaires locaux. Dès la déclaration de l’épidémie d’Ebola, ALIMA a activé son dispositif d’urgence, mobilisé ses équipes et ses stocks prépositionnés, et obtenu l’accréditation de l’Institut National de Santé Publique (INSP) pour participer officiellement à la riposte. ALIMA possède une expertise reconnue dans la gestion des épidémies de fièvres hémorragiques virales en RDC et à l’international. L’organisation a joué un rôle majeur lors de plusieurs flambées d’Ebola en RDC (11e à 16e épidémies) ainsi qu’en Guinée, en Ouganda, en Guinée Équatoriale et au Rwanda, à travers la prise en charge des cas, la surveillance, la prévention et contrôle des infections (PCI) et le renforcement des capacités des personnels de santé.

Depuis 2020, ALIMA s’appuie sur un plan national de préparation et de réponse aux fièvres hémorragiques virales lui permettant de déployer rapidement du personnel qualifié et des ressources médicales et WASH. L’organisation est également à l’origine du concept CUBE (Chambre d’Urgence Bio Sécurisée pour Épidémies), une innovation reconnue internationalement pour la prise en charge sécurisée des patients atteints de maladies hautement infectieuses. Plus récemment, ALIMA a participé à la réponse à la précédente épidémie d’Ebola à Bulape ainsi qu’à la riposte contre l’épidémie de Mpox en RDC en 2024–2025, confirmant sa capacité à intervenir rapidement et efficacement dans les urgences sanitaires majeures.

LIEU DE MISSION : Nord Kivu avec déplacement

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 2 : soit le titulaire du poste aura accès à des données à caractère personnel concernant des enfants ou/et des adultes vulnérables dans le cadre de son travail, soit il occupera un poste "réglementé"; Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Coordinateur.rice Projet urgence (responsable hiérarchique) et au Coordinateur ou à la Coordinatrice des Finances et des RH (responsable technique). 

Il·Elle encadre des assistants administrateur des terrains.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

Le ou la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds durant cette réponse Ebola. 

Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :

• du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays
• de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains
• du suivi de l’utilisation des moyens mis à sa disposition(dépenses et engagements)
• de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives
• d’appuyer, encadrer son équipe 

Comptabilité 

• Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
• Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs) à travers le suivi des tableaux d’allocation par les bailleurs de fonds.
• Gestion des caisses, Coffre et banques de son projet
• S’assurer de l'enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.
• Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
• Mettre en place un système de scannage régulier et systématique des pièces comptables

Gestion de la trésorerie 

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

• Suivi des soldes bancaires,caisses et coffre sur le projet
• Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers
• Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.
• Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse Coffre et banque du projet. 
• Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte. 

Gestion générale des moyens 

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

• Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).
• Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.
• Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).
• En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.
• Tient à jour l’archivage administratif du projet.

Gestion budgétaire 

• Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources 
• Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources
• Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH. 
• Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap 

Gestion administrative du personnel 

a- Paie et cotisations sociales

• Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets
• Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique
• Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles)

b- Contrats de travail et suivi

• Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets
• Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)

c- Recrutement

• Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet
• Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage
• Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)

Gestion qualitative du personnel 

1. 1. Composition des équipes 

• Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles
• Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes

Bilans individuels 

• Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur
• S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination
• Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet 
• Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet

Communication interne et représentation du personnel 

• Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission
• Organise des réunions du personnel
• Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les  responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH

Mise en oeuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles: 

• Participe aux formations et aux séances de sensibilisation
• Applique les standards relatifs à la prévention des abus
• Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus
• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur