COORDINATEUR OU COORDINATRICE ADJOINT.E LOGISTIQUE - ITURI H/F

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

• Le patient et la patiente d’abord
• Révolutionner la médecine humanitaire
• Responsabilité et liberté
• Améliorer la qualité de nos actions
• Faire confiance
• L’intelligence collective
• La responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent.

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a touché plus de 18 millions de bénéficiaires dans 15 pays, principalement en Afrique. En 2024, nous avons développé 59 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers les structures de santé (dont hôpitaux et centres de santé). Notre action découle d’une adaptation constante aux réalités du terrain et aux progrès de la médecine. En 2024, ALIMA a atteint 5,9 millions de bénéficiaires. Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients et patientes bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. 

L'ÉQUIPE ALIMA : plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, INRB, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Ethiopie, Haïti, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Sénégal, Mauritanie et Soudan.

ALIMA en ITURI 

ALIMA dispose d’une présence opérationnelle en Ituri depuis 2022, notamment dans les Zones de Santé de Bunia et de Rwampara, et bénéficie d’une bonne connaissance du contexte et des acteurs sanitaires locaux. Dès la déclaration de l’épidémie d’Ebola, ALIMA a activé son dispositif d’urgence, mobilisé ses équipes et ses stocks prépositionnés, et obtenu l’accréditation de l’Institut National de Santé Publique (INSP) pour participer officiellement à la riposte.

ALIMA possède une expertise reconnue dans la gestion des épidémies de fièvres hémorragiques virales en RDC et à l’international. L’organisation a joué un rôle majeur lors de plusieurs flambées d’Ebola en RDC (11e à 16e épidémies) ainsi qu’en Guinée, en Ouganda, en Guinée Équatoriale et au Rwanda, à travers la prise en charge des cas, la surveillance, la prévention et contrôle des infections (PCI) et le renforcement des capacités des personnels de santé.

Depuis 2020, ALIMA s’appuie sur un plan national de préparation et de réponse aux fièvres hémorragiques virales lui permettant de déployer rapidement du personnel qualifié et des ressources médicales et WASH. L’organisation est également à l’origine du concept CUBE (Chambre d’Urgence Biosécurisée pour Épidémies), une innovation reconnue internationalement pour la prise en charge sécurisée des patients atteints de maladies hautement infectieuses.

Plus récemment, ALIMA a participé à la réponse à la précédente épidémie d’Ebola à Bulape ainsi qu’à la riposte contre l’épidémie de Mpox en RDC en 2024–2025, confirmant sa capacité à intervenir rapidement et efficacement dans les urgences sanitaires majeures.

De nos jours, ALIMA intervient à Bunia, Rwampara et Nizi avec autres.

LIEU DE MISSION : Ituri_Bunia

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Le ou la titulaire du poste est responsable de l’application du processus de recrutement et pourra être amené·e à faire des visites terrain. Il·Elle pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée. 

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Coordinateur.trice logistique et au référent  logistique (référent·e technique) du siège. 

Il·Elle encadre l’ensemble de l’équipe logistique des activités externes, activités de la base, gestion de la flotte ; et collabore avec toutes les équipes. 

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

1.1. Décrit et analyse son activité dans son environnement :

• Compile les données logistiques et les analyse ;
• Participe à la mise en place des outils permettant au desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (Outils de gestion logistiques, sitreps, rapports d’activité, rapports de visites, etc…).

1.2. Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :

• Se déplace pour assurer la supervision et le suivi des activités logistiques externes et base, backup du coordo log ;

2.1.  Participe à l’Organise et encadre le fonctionnement logistique de la mission en particulier sur les axes externes et la base

• Il/elle contribue à l'évaluation des besoins globaux en RH logistique selon les opérations développées
• Il/elle contribue au recrutement de logisticiens, superviseurs log mission si besoin
• Il/elle contribue à la responsabilisation et à la formation des logisticiens, éventuellement au
• cours des semaines de formation avec le soutien du service logistique.
• Il/elle soutient les missions en définissant les objectifs logistiques assignés à la Logistique et
• au suivi de leurs réalisations et mises à jour.

2.2.  Appui la gestion des activités logistiques et suivi des outils :

• s’assure de la mis à jour les outils de suivi et d’archives;
• Supervise la gestion des mouvements du projet
• Il/ elle participe à l’élaboration et au déploiement et au suivi des nouveaux outils au niveau de la mission 

2.3    Organise et contrôle l’approvisionnement et stockages pour les axes externes :

• Il/elle s’assure de la réalisation et du suivi des plans d’approvisionnement 
• Il /elle travaille en collaboration avec le service des achats, et supervise la qualité et l'adéquation des besoins, le respect des plannings, l’organisation des moyens et le suivi requis.
• Il/elle assure le suivi de la gestion des actifs au niveau de la mission (véhicules, informatique et communication) équipements, groupes électrogènes, radio HF / VHF, équipement biomédical, etc.)
• Il/elle suit et analyse les consommations de carburant
• Il/elle s'assure de la bonne gestion du stock au travers des fiches de stock, en mettant en place des outils de contrôle

2.4.   Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets en adéquation avec les besoins médicaux 

• Etat des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets.

2.5.   Organise et encadre le fonctionnement de la logistique sur les axes externes :

• Réunion avec son équipe, briefing des personnels en visites, appui au log terrain.

2.6.   Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien :

• Il/elle dimensionnent les infrastructures et équipements en fonction des besoins opérationnels, procédures, gestion parc, anticipé, planifié, renouveler, met en place un plan des entretiens et maintenances des équipements etc…
• Il/elle assure la sécurité et le suivi des équipements de communication et informatiques de la mission (identification, l’entretien du parc, inventaire et affectation) ; En lien avec les coordinateurs (programmes et support) et l’informaticien, identifier les besoins matériels en informatique de la mission 
• Il/elle assure la qualité internet de la mission  

2.7.   Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité :

• Participe à la mise à jour guide sécu, Informations, équipements, briefing, formation, etc…
• S’assurer que toutes les procédures sécu mis en place sont strictement respectées;
• S’assurer que les procédures de la sécurité passive sont respectées;

Salles d’hibernation et de Gestion incident :

• S’assurer que les salles d'hibernation sont identifiées au niveau de la coordination et des terrains et une salle de gestion d’incident critique au niveau de la coordination. Une fiche descriptive existe et connus de tous;
• S’assurer que des malles bouffes existent, sont régulièrement mis à jour et respectent la liste standard existante; 
• S’assurer que ces salles soient équipées conformément aux normes (liste existant)

  Sécu Passive :

• S’assurer que les procédures de la sécurité passive sont respectées au niveau des maisons, des bureaux, de la coordination et des terrains (consulter la liste de ce qu’il faut pour cela)[2] [3] 

Formation :

• Assurer la formation sur les différents outils et procédures (logistique, RT, Chauffeurs, les gardiens, etc.)
• Formation procédures incendie

2.8.  Assure la gestion financière logistique sur les activités à lui confié :

• Participe à l’élaboration du budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir ; 
• Garantir la qualité des dossiers d’approvisionnement des différents projets ;
• Veiller l’application des procédures et outils adéquat dans l'exécution de tous les dossiers techniques suivant les procédures ALIMA ;
• Définition des implications logistiques dans les « proposals » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle) ;

3.1.    Composition des équipes :

• Organise le recrutement du personnel dans son activité (avec l’appui de la Coordination RH) ;
• Organise avec les superviseurs le remplacement du personnel absent.

3.2.    Encadrement des équipes :

• Anime et organise les réunions régulières de son équipe et réalise des comptes rendus de réunion partagé ;
• Organise la circulation de l’information au sein de son équipe et avec les projets

3.3.    Evaluation et POP :

• Réalise les entretiens d’évaluation des responsables d’activité dont il a la charge et délègue la réalisation des entretiens d’évaluation des autres personnels suivant les politiques ALIMA ;
• Identifie les potentiels au sein de son équipe ;
• Formation continue :
• Définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet ;
• Participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.

4. Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles : 

• Participe aux formations et séances de sensibilisation ;
• Applique les standards relatifs à la prévention des abus ;
• S’assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus ;
• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.

5. Responsabilité environnementale au sein du département logistique

• Met en œuvre les moyens pertinents ;
• S’imprègne de la charge environnementale ALIMA pour mener ces activités logistiques.
• Dimensionnement des besoins en énergie, transport, gestion de déchet selon norme environnemental   
• Analyse et collecte le bilan carbone de la mission 
• Il/elle met en œuvre les moyens pertinents en phase avec la politique environnementale : Énergie, approvisionnement, transport…... 
• Il/elle garant de la politique de gestion des déchets médicaux dans les structures en respectant les protocoles de destruction. 
• Il/elle met en place la politique de recyclage des huiles de moteur - cartouches d’imprimantes

6. Gestion de la sécurité appliquée au niveau des axes externes et de la base

• Il/elle Supervise la gestion sécuritaire en lien avec le Coordo Urgence (analyse des risques, suivi des mouvements, rédaction des guides, mémo sécu,…). 
• Il/elle Évalue et coordonne la mise en place et le respect des mesures de réduction de risques sur toute la mission : mis à jour des outils, choix des bâtiments, briefing…. 
• Il/elle Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité (informations, équipements, briefing, formation,).
• Il/elle aide les missions à atténuer les risques pris par les équipes.
• Il/elle contribue à appliquer la politique PAX qui correspond à la liste de l'UE des compagnies aériennes non agréées.
• Il/elle soutient la mission pour la bonne utilisation et la fiabilité de tous les moyens et méthodes utilisés pour but de sécurité et de sûreté.
• Il/elle contribue à la définition et à la mise en œuvre de tous les éléments passifs / actifs des politiques de sécurité et de sûreté (locaux, gestion des déplacements, protection des données, communication, transport aérien de PAX, structures de santé).
• Il/elle contribue, en lien avec le Coordo Urgence et le Responsable des Programmes, aux mises à jour et révisions régulières des outils de gestion de la sécurité en mission et partage son
• expertise en matière de sécurité et de sûreté.

7. Supporte le responsable log des axes externes dans la gestion des travaux des constructions / réhabilitation  

• Il/elle valide le draft de plan des travaux, les cahiers des charges des travaux, les devis estimatif, chronogramme des travaux 
• Il/elle contrôle les chantiers selon cahier des charges, les réceptions provisoires et définitifs des travaux selon cahiers des charges  
• Il/elle contrôle la maintenance et réhabilitation des infrastructures   
• Il/elle propose le plan d’amélioration de ses infrastructures selon besoin opérationnel

8.Objectifs Spécifiques

Le/la Coordinateur (rice) logistique participe activement aux activités d'explorations dans le cadre de nouveaux projets de la mission :

• Développer les objectifs d'exploration logistiques de la mission.
• Participe/Contribue à la stratégie Log de mise en place des nouveaux projets des zones évaluées.