Responsable Pharmacies Pays – RCA - H/F

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. Responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude 
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent ou à l’adresse [email protected]

SOIGNER - INNOVER – ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a touché plus de 18 millions de bénéficiaires dans 15 pays, principalement en Afrique. En 2024, nous avons développé 59 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers les structures de santé (dont hôpitaux et centres de santé). Notre action découle d’une adaptation constante aux réalités du terrain et aux progrès de la médecine. En 2024, ALIMA a atteint 5,9 millions de bénéficiaires. Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients et patientes bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques 

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

L'ÉQUIPE ALIMA : plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP-SP, Demtou,  les organismes de recherche PACCI, INSERM, INRB, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS :Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Ethiopie, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie, Sénégal, Soudan et Haïti.

ALIMA en RCA

Depuis sa création en 2009, ALIMA mène des interventions humanitaires centrées sur la santé. Présente en République centrafricaine (RCA) depuis 2013, l’organisation y développe des activités axées sur la prise en charge médico-nutritionnelle des enfants, la santé reproductive, les soins de santé primaires et secondaires, la réponse aux épidémies ainsi que la recherche opérationnelle.

Forte de ses 15 années d’expérience en action médicale humanitaire, y compris en RCA, l’organisation s’appuie à la fois sur l’expertise de professionnels internationaux et sur celle du personnel local afin de répondre efficacement aux besoins des populations.

ALIMA dispose également d’une solide expérience dans le renforcement de l’offre de soins en RCA, tant au niveau primaire que secondaire.

La RCA compte près de 6 millions d’habitants répartis dans 35 districts sanitaires et plus de 1 000 formations sanitaires. ALIMA y apporte son soutien aux populations affectées par les conflits armés, les catastrophes naturelles et les épidémies. L’organisation intervient dans les domaines de la santé et de la nutrition dans des zones touchées par des crises humanitaires et sécuritaires, ayant des conséquences importantes sur l’état nutritionnel et l’accès aux soins des populations vulnérables.

À ce jour, ALIMA est présente dans six districts sanitaires (Haut-Mbomou, Berberati, Carnot, Gamboula Batangafo-Kabo et Bouca) et appuie plus de 20 formations sanitaires ainsi que deux hôpitaux (Hôpital secondaire de  Zémio et l'hôpital du district de Bouca).

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

• Rend compte au coordinateur médical ou à la coordinatrice médicale 
• Se réfère au référent technique pharmacien du siège
• Supervise les responsables/superviseurs pharmacies des projets et de la pharmacie centrale et par ricochet les gestionnaires de stock

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Le Responsable Pharmacies Pays est responsable de l’analyse des besoins en médicaments et matériel médical, et veille sur la qualité des produits utilisés et leur disponibilité sur terrain.  Il est le

• Garant de la bonne gestion des médicaments sur toute la mission
• Pont entre nos activités et les questions de médicaments en lien avec les politiques nationales de pharmacie
• Responsable du renforcement de compétences des RH de nos pharmacies ainsi que ceux des structures de santé appuyées
• Responsable de la définition du circuit des médicaments conformément aux exigences bailleurs

1. Supervision générale des pharmacies Pays

• Donner un appui technique dans l’organisation des unités de distribution (stock central et/ou de projet) et les unités de consommation : agencement des locaux, rangement et classification des produits, conditions de stockage, hygiène… 
• Mettre en place et superviser l’utilisation appropriée des outils de gestion et suivi des pharmacies (fiches de stock, feuille de commandes, Saga Stock, reporting Saga Stock, etc...). 
• Donner de l’appui technique et veiller à une bonne gestion des unités de distribution et de consommation : entrées, sorties, réceptions, livraisons, rotations de stock, consommations, dates de péremption, inventaires théoriques et physiques, médicaments périmés, etc. 
• S’assurer du contrôle régulier, complétion/remplissage et des malles/trousses d’urgence. 
• S’assurer que la température, humidité et exposition à la lumière sont appropriées aux médicaments se trouvant dans la pharmacie, selon l’appliquant des procédures standards.
• S’assurer de la bonne tenue de la chaîne du froid, selon les standards ALIMA. 
• Assurer un suivi mensuel de l’état des stocks (risque de rupture, rupture, surstock, stock dormant, produits proches péremption, écarts d’inventaire) et donner un feedback des rapports mensuels des pharmacies à la coordination médicale
• Se déplacer régulièrement aux projets pour assurer la supervision et le suivi des activités liées à la pharmacie sur les terrains
• Former les personnels en charge de la gestion des pharmacies sur la connaissance et la gestion des médicaments, matériels ou items couramment utilisés ou commandés par les stocks des projets. 

1. Gestion de l’approvisionnement en médicaments et matériel

• Assurer l’existence et le bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures, calendriers, etc.) 
• Élaborer les commandes médicales internes : autant en termes de périodicité (compte tenu des contraintes géographiques, sécuritaires, opérationnelles et financières) que des besoins (d’après les consommations mensuelles moyennes analysées avec les rotations de stock et les facteurs épidémiologiques). 
• Garantir un circuit/système de distribution clair et cohérent entre les différentes unités (distribution / consommation), y compris l’assignation de responsabilités parmi le personnel impliqué. 
• Encourager la communication interdépartementale et les échanges d’information concernant l’état des stocks Central et sur les projets, la gestion des pharmacies et le suivi des activités, pour une meilleure gestion et utilisation du stock médical. 
• Collecter et enregistrer toutes les données et les indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels) de la mission. 
• Assurer le suivi des consommations réelles et théoriques (selon Saga Stock) et dans l’élaboration, consolidation, planification et suivi des commandes médicales internationales, incluant la partie budgétisation avec les finances et la logistique, ainsi que prendre les mesures nécessaires lors des retards de livraison, risques de ruptures de stock, etc. 
• Établit les demandes d’autorisation d’importation (les produits nécessitant une) et supervise l’obtention auprès des autorités nationales et assiste la logistique, en cas de besoin, dans les procédures de dédouanement des commandes médicales. 
• Veille pour que la version finale des commandes soit transmise aux terrains (délais, quantités, etc…). 
• Assurer le suivi des commandes en cours (réception, backorders). 

1. Gestion des unités de distribution (pharmacie centrale, pharmacies des projets) 

• S’assure du rangement et de l’identification corrects des articles selon les standards ALIMA. 
• Veille aux conditions de stockage selon les standards ALIMA (hygiène, température, ventilation, entreposage, sécurité), spéciale attention donnée aux produits dangereux, ceux nécessitant une chaîne de froid et les stupéfiants. 
• S’assure de l’utilisation correcte des fiches de stock (entrées/sorties/inventaires/signature à chaque ligne etc...). 
• Supervise et/ou participe aux inventaires physiques réguliers (chaque trimestre/ avant la fin des contrats bailleurs /et toujours avant la préparation des commandes) complets et obligatoires.
• Établit un rapport d’inventaire (avec copie paraphée et archivée) après chaque inventaire complet et en profite pour valoriser le stock. 
• Faire le suivi constant des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois, produire un rapport à la Coordination Médicale et faire des propositions. 
• S’assurer de la tenue à jour constante de
• le registre des psychotropes et stupéfiants 
• le registre des produits périmés 
• Faire le suivi mensuel des donations, emprunts et remboursements des produits entre projets ou à des tiers. 

1. S’assurer du suivi des dates de péremption des articles, l’état de complétion et la rotation des malles d’urgences, trousses premiers soins et pharmacies des bureaux et/ou maisons expats selon la périodicité respective préétablie.

• Rester proprement informé sur les réglementations nationales d’importation ainsi que tout possible changement des procédures. 
• Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et plaidoyer pour l’adéquation aux standards internationaux. 
• Communiquer régulièrement avec la logistique, administration et des finances sur l’approvisionnement médical. 
• Mettre en place le circuit d’information, de validation, de reporting au sein de la chaîne d’approvisionnement médical en lien avec le département Médical et logistique.
• Mettre en place l’organisation régulière de meeting, pour améliorer la communication et le partage d’information primordiale pour les opérations. 
• Rapporter régulièrement à la Coordination Médicale (au moins mensuellement et chaque fois que considéré nécessaire) la situation de la pharmacie : état de lieu, péremption des médicaments, consommation, prévention de ruptures de stock, etc. au moyen du rapport mensuel de pharmacies 

1. Renforcement des capacités et animation d'équipe 

• Définir, avec l’aide des responsables directs des personnes concernées, les besoins en formation des équipes impliquées dans la gestion de la pharmacie, en adéquation avec les objectifs du projet. 
• Participer à la formation des membres des équipes en charge de la gestion des pharmacies dans les projets par l’accompagnement dans le travail. 
• Participer à la sélection et au suivi du staff responsable des pharmacies. 
• Collaborer à la définition claire des tâches et à la mise à jour régulière des Profils de Poste des gestionnaires des pharmacies. 
• Assiste à l’évaluation des capacités techniques et d’encadrement des agents impliqués dans la gestion des pharmacies.